Udfyldning er gratis. Betaling sker først når du henter dokumentet.
Artikel 13, stk. 1, litra a og b.
Det juridiske navn som registreret i CVR — ikke binavn eller varemærke.
Otte cifre. Bruges til at forudfylde navn og adresse.
Retsgrundlaget mangler. Litra c kræver formålene og retsgrundlaget. De fleste politikker beskriver formålet udmærket og springer hjemlen over.
Opbevaringstiden er »så længe det er nødvendigt«. Det er hverken et tidsrum eller et kriterium. Kan I ikke sætte en dato, så angiv kriteriet — fx »fem år efter ansættelsens ophør, jf. forældelsesreglerne«.
Litra e er slet ikke med. Oplysningen om hvorvidt medarbejderen har pligt til at give oplysningerne, og hvad konsekvensen er ved ikke at gøre det, findes sjældent i danske persondatapolitikker. Den står udtrykkeligt i forordningen.
Politikken gives ved den årlige medarbejdersamtale. Oplysningerne skal gives på det tidspunkt oplysningerne indsamles. Tidspunktet er en del af kravet.
Ansøgere får ingenting. En ansøgning er en indsamling af personoplysninger, og oplysningspligten indtræder der.
Politikken og artikel 30-fortegnelsen passer ikke sammen. De beskriver de samme behandlinger, blot udad og indad. Er en behandling kun med i det ene, er mindst ét af dem forkert.
Man tror medarbejderne jo godt ved det. Undtagelsen i stk. 4 gælder »hvis og i det omfang« — den er delvis, og den er svær at bevise uden noget skriftligt.
Vi er tre ansatte. Skal vi virkelig have sådan en? Ja. Oplysningspligten har ingen størrelsesgrænse. Til gengæld bliver den kort, når der kun er få behandlinger.
Kan politikken stå i personalehåndbogen? Ja. Forordningen kræver ikke et selvstændigt dokument — den kræver at oplysningerne gives på indsamlingstidspunktet. Fordelen ved et selvstændigt dokument er, at det er dateret og kan udleveres ved ansættelsen.
Skal medarbejderen skrive under? Nej. Der er ikke krav om samtykke — der er krav om oplysning. Mange vælger alligevel en kvittering for modtagelsen, fordi det er den nemmeste måde at vise, at oplysningerne blev givet på det rigtige tidspunkt.
Vi behandler jo ikke andet end løn. Løn er en behandling, og typisk kommer fravær, ferie, kontaktoplysninger, nærmeste pårørende og eventuelt adgangskontrol oveni. Hver af dem har sit formål og sit retsgrundlag.
Hvad hvis vi ændrer noget? Skal oplysningerne bruges til et nyt formål, skal I oplyse om det forud for viderebehandlingen, jf. stk. 3. Ændrer I blot leverandør, opdateres politikken ved næste gennemgang.
Hvor længe skal vi gemme politikken? Forordningen siger det ikke. Vi anbefaler fem år, fordi det kun er den udgave der blev givet dengang, der kan vise at pligten blev opfyldt ved ansættelsen.
Er det ikke det samme som fortegnelsen? Nej, men de hænger sammen. Fortegnelsen er intern og skrives til jer selv og Datatilsynet; politikken er udadvendt og skrives til medarbejderen. Indholdet overlapper, men kravene er forskellige.