Den ordinære generalforsamling skal afholdes hvert år, og alle beslutninger skal protokolleres — også i ét-mands-selskabet, hvor mødet er en formalitet. Manglen opdages, når banken, revisoren eller en køber beder om fem års generalforsamlingsdokumenter.
Det er dirigentens underskrift, der bærer protokollen — ikke direktørens eller referentens. I ét-mands-selskabet er ejeren typisk selv dirigent; det skal bare stå der, og underskriften skal på.
Fristen i § 101, stk. 4, er selvstændigt bødestrafbar. Send protokollen ud med det samme — så er fristen aldrig et spørgsmål.
Generalforsamlingen skal afholdes i så god tid, at den GODKENDTE årsrapport når Erhvervsstyrelsen inden årsregnskabslovens frist. Regn baglæns fra fristen — og husk, at protokollatet er dokumentationen for godkendelsen.
Anvendelsen af overskuddet er en generalforsamlingsafgørelse. Et udbytte, der er udbetalt uden at kunne henføres til en protokolleret beslutning, er et ulovligt udbytte med tilbagebetalingskrav — det er den dyreste version af det glemte protokollat.
Selskaber med aktier på et reguleret marked skal fastslå stemmetal pr. beslutning og offentliggøre afstemningsresultaterne på hjemmesiden inden 2 uger; statslige aktieselskaber skal indsende bekræftet udskrift til Erhvervsstyrelsen. Begge dele er bødestrafbare — og uden for dette regelsæts skabelon.