Tre selvstændige pligter: ejerbogen (§ 50) er jeres egen fortegnelse over kapitalejere, ejerregistret (§ 58) er styrelsens register over kapitalposter, og reelle ejere (§ 58 a) er de fysiske personer, der i sidste ende ejer eller kontrollerer selskabet. At have klaret den ene fritager ikke for de andre.
Registreringen i Erhvervsstyrelsens it-system er kun toppen. Bagved skal ligge dokumentationen: hvem der ejer eller kontrollerer, hvordan, og med hvilke rettigheder. Den skal opbevares i 5 år, og manglen er direkte bødestrafbar.
Mindst én gang årligt skal I undersøge, om der er ændringer i de reelle ejere, og resultatet skal fremlægges på det møde, hvor ledelsen godkender årsrapporten. Det er nemt at glemme, fordi ejerkredsen ofte ikke ændrer sig — men undersøgelsen skal ske og dokumenteres alligevel.
Kan ingen reel ejer identificeres, registreres direktionen i stedet — men KUN efter at alle muligheder er udtømt, og forsøget skal dokumenteres og opbevares i 5 år. En blank »ingen reel ejer« uden dokumenteret forsøg holder ikke.
Hvidvasksekretariatet og andre kompetente myndigheder kan kræve oplysningerne — herunder om identifikationsforsøg — udleveret. En dokumentation, ingen kan finde frem, opfylder ikke pligten. Manglende udlevering er bødestrafbar.
Selskaber, hvis ejerandele eller obligationer handles på et reguleret marked, er undtaget fra reglerne om reelle ejere, fordi de allerede er underlagt oplysningspligt efter EU-retten. Alle andre kapitalselskaber er omfattet.