Beskrivelse af bogføringsprocedurer
Skriftlig beskrivelse af virksomhedens procedurer for løbende registrering af transaktioner og betryggende opbevaring af regnskabsmateriale, samt af hvilke medarbejdere der er ansvarlige. Kravet gælder alle med regnskabspligt eller en nettoomsætning over 300.000 kr.
Hvem er omfattet
Det afhænger af hvad I laver, sælger og importerer. Tjekket stiller nogle få spørgsmål og svarer for dette og de øvrige regelsæt på én gang.
Tjek om det gælder jer GRATIS · INGEN LOGIN
Er I i tvivl om, hvorvidt I har pligt til at aflægge årsrapport, eller hvordan nettoomsætningen skal opgøres, fører Erhvervsstyrelsen tilsyn med bogføringsloven og kan spørges. Jeres revisor eller bogholder kan også svare på det. Vi afgør det ikke for jer.
Datoer
Allerede indtrådt:
Hvad der kræves
- Beskrivelse af bogføringsprocedurer (da · pdf)
Retsgrundlag
Kravet står ét sted: bogføringslovens § 6. Det er kort, og det er præcist — loven opregner tre punkter, og alle tre skal med.
Hvad reglen er
§ 6. Virksomheder, der er bogføringspligtige efter § 1, stk. 1, og som efter årsregnskabslovens § 3, stk. 1, har pligt til at aflægge en årsrapport, eller hvor nettoomsætningen i 2 på hinanden følgende indkomstår overstiger 300.000 kr., skal under hensyn til § 5, stk. 2, udarbejde
1) en beskrivelse af virksomhedens procedurer for at sikre, at alle virksomhedens transaktioner løbende registreres,
2) en beskrivelse af virksomhedens procedurer for at sikre, at virksomhedens regnskabsmateriale efter § 4, nr. 2 og 4-7, opbevares på betryggende vis, og
3) en beskrivelse af, hvilke medarbejdere der er ansvarlige for procedurerne efter nr. 1 og 2.
Bogføringsloven, lov nr. 700 af 24. maj 2022, § 6.
Læg mærke til nr. 3. Loven kræver ikke bare at procedurerne beskrives, men at det fremgår hvem der er ansvarlig for dem. Det er det punkt der oftest mangler i en ellers udmærket beskrivelse.
Henvisningen til § 5, stk. 2, sætter omfanget:
Bogføringen skal tilrettelægges og udføres under hensyn til virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang.
Det er en målestok, ikke en fritagelse. En virksomhed med tyve bilag om året skal skrive mindre end en med tyve tusind — men begge skal skrive.
Hvem det gælder
To indgange, og det er nok at opfylde den ene:
- Pligt til at aflægge årsrapport efter årsregnskabslovens § 3, stk. 1. Det
omfatter i praksis ethvert anpartsselskab og aktieselskab.
- Nettoomsætning over 300.000 kr. i to på hinanden følgende indkomstår. Det
fanger de erhvervsdrivende der ikke aflægger årsrapport — enkeltmandsvirksomheder og de fleste interessentskaber.
Bogføringspligten i sig selv gælder bredere:
§ 1. Loven finder anvendelse på erhvervsdrivende virksomheder etableret her i landet af enhver art uanset ejer- eller hæftelsesforhold samt erhvervsaktiviteter, der udøves her i landet af virksomheder, som er hjemmehørende i udlandet.
Men kravet om en skriftlig beskrivelse følger de to grænser i § 6.
Datoer
§ 34. §§ 1-14, 18, 21-23, 26, 28, 30-35, 37 og 38 træder i kraft den 1. juli 2022.
§ 6 er omfattet af opregningen og trådte altså i kraft 1. juli 2022.
En bemærkning om 1. oktober 2022. Det er udbredt i vejledninger og rådgivermateriale at kravet gælder fra virksomhedens første regnskabsår der begynder 1. oktober 2022 eller senere. Vi har ikke kunnet finde den overgangsregel i lovens egen tekst — § 34 indeholder den ikke. Vi gengiver derfor kun ikrafttrædelsesdatoen som den står i loven, og lader være med at gentage en dato vi ikke har kunnet efterprøve. Er beskrivelsen ikke lavet endnu, er begge datoer under alle omstændigheder passeret.
Hvad dette modul producerer
Modulet producerer den beskrivelse § 6 kræver, opdelt efter lovens egne tre punkter, så det kan ses at alle tre er dækket.
Dokumentet er et udtrykkeligt lovkrav. Ordet »beskrivelse« står i loven, og beskrivelsen er en del af virksomhedens regnskabsmateriale, jf. § 4, nr. 2. Den skal derfor også opbevares i fem år efter § 12, stk. 1.
Modulet beskriver ikke om jeres bogføring er rigtig. Det beskriver procedurerne. Om de bliver fulgt, og om regnskabet er korrekt, er noget helt andet — og det er jeres revisor og ikke os der ser på det.
Tilsyn og sanktioner
Hvem fører tilsyn
Erhvervsstyrelsen, under Erhvervsministeriet.
Det følger af lovens § 26, at Erhvervsstyrelsen fører kontrol med overholdelsen af bogføringsloven og kan påtale overtrædelser og udstede påbud. Styrelsens afgørelser kan indbringes for Erhvervsankenævnet inden fire uger, jf. § 32.
Hvad tilsynet kigger efter
Beskrivelsen er en del af regnskabsmaterialet, jf. § 4, nr. 2. Den kan derfor kræves fremlagt sammen med det øvrige materiale — den lever ikke sit eget liv i en skuffe.
Ud fra lovens ordlyd kan der spørges til:
- Findes beskrivelsen overhovedet?
- Dækker den alle tre punkter? Registrering, opbevaring og ansvarlige
medarbejdere. En beskrivelse der kun dækker to af tre, opfylder ikke § 6.
- Er de ansvarlige udpeget? Nr. 3 kræver at det fremgår hvilke medarbejdere
der er ansvarlige for procedurerne efter nr. 1 og 2.
- Står beskrivelsen mål med virksomheden? Jf. henvisningen til § 5, stk. 2,
om kompleksitet, antal transaktioner og økonomisk omfang.
- Er den opbevaret i fem år? Beskrivelsen er selv regnskabsmateriale.
Sanktioner
Her adskiller vi os fra den udbredte fremstilling, og det er med vilje.
§ 6 står ikke i lovens strafbestemmelse:
§ 33. Medmindre strengere straf er forskyldt efter anden lovgivning, straffes med bøde den, der
1) overtræder § 7, stk. 1, §§ 8 og 9, § 12, stk. 1, og §§ 13 og 14,
2) overtræder § 16, stk. 1 og 2, og § 17,
3) overtræder § 19 og § 20, stk. 2, eller
4) undlader at efterkomme påbud efter § 26, stk. 1, nr. 2 og 3.
Manglende beskrivelse af bogføringsprocedurer er altså ikke i sig selv bødebelagt. Vejen går gennem § 26:
§ 26. Erhvervsstyrelsen kan i forbindelse med en kontrol med overholdelse af regler efter denne lov eller regler fastsat i medfør heraf
1) påtale en overtrædelse,
2) påbyde, at en fejl rettes, eller
3) påbyde, at en overtrædelse bringes til ophør, og at virksomheden bekræfter dette ved en erklæring afgivet af en godkendt revisor.
Først når et påbud efter nr. 2 eller 3 ikke efterkommes, er der en bøde, jf. § 33, stk. 1, nr. 4.
Bemærk nr. 3. Erhvervsstyrelsen kan kræve, at virksomheden bekræfter lovliggørelsen ved en erklæring fra en godkendt revisor. Den erklæring skal virksomheden selv betale. Det er i praksis den mærkbare omkostning ved at have sprunget dokumentet over — ikke en bøde.
Hvad der ikke er afklaret
Hvor detaljeret beskrivelsen skal være. Loven siger »under hensyn til § 5, stk. 2«, altså kompleksitet, transaktionsantal og økonomisk omfang. Det er en standard, ikke et mål. Vi kan sige hvilke tre punkter der skal med. Vi kan ikke sige, hvornår indholdet er detaljeret nok i jeres tilfælde.
Overgangsreglen om 1. oktober 2022. Se lovteksten. Vi har ikke kunnet efterprøve den mod lovens egen tekst og gengiver den derfor ikke som gældende.
Kontrolintensiteten. Vi har ikke gennemgået, hvor ofte Erhvervsstyrelsen i praksis efterspørger netop denne beskrivelse, eller hvad der udløser en kontrol. Vi angiver derfor ingen risikovurdering — det ville være et gæt.
Hjælp og typiske fejl
Typiske fejl
De ansvarlige medarbejdere mangler. Lovens nr. 3 kræver udtrykkeligt en beskrivelse af hvilke medarbejdere der er ansvarlige. Det er det eneste af de tre punkter der kræver navne, og det er det der oftest springes over — fordi de to første føles som »beskrivelsen« og det tredje som en formalitet.
Kun registreringen er beskrevet. Opbevaringen er et selvstændigt punkt. Mange skriver grundigt om hvordan bilag kommer ind i systemet, og springer helt over hvordan materialet gemmes betryggende i fem år.
Beskrivelsen er skrevet af den eksterne bogholder om sin egen praksis. Det er fint som grundlag, men loven kræver en beskrivelse af virksomhedens procedurer og udpegning af medarbejdere. En ekstern bogholder er ikke en medarbejder, og ansvaret bliver hos virksomheden uanset hvem der udfører arbejdet.
Den er ikke opdateret efter et systemskifte. Beskrivelsen beskriver procedurer. Skiftes bogføringssystem, bogholder eller ansvarlig, beskriver den noget der ikke længere sker.
Den er lagt et sted der ikke er regnskabsmateriale. Beskrivelsen er selv regnskabsmateriale, jf. § 4, nr. 2, og skal opbevares i fem år ligesom resten.
Man regner med en bøde og prioriterer derefter. Overtrædelse af § 6 er ikke i sig selv bødebelagt. Til gengæld kan Erhvervsstyrelsen kræve, at lovliggørelsen bekræftes ved en erklæring fra en godkendt revisor — og den regning er virksomhedens egen.
Spørgsmål og svar
Vi er et lille ApS uden ansatte. Gælder det os? Ja. Pligten følger af at I aflægger årsrapport, ikke af hvor mange I er. Har I ingen ansatte, er det ejeren eller direktøren der udpeges som ansvarlig — punktet kan ikke stå tomt, men det kan besvares kort.
Hvor lang skal beskrivelsen være? Loven siger ingenting om længde. Den siger at den skal laves »under hensyn til § 5, stk. 2« — kompleksitet, antal transaktioner og økonomisk omfang. For en virksomhed med få bilag om måneden er en side rigeligt, hvis alle tre punkter er dækket.
Vores revisor laver det hele. Skal vi stadig have en beskrivelse? Ja. Kravet er ikke opfyldt ved at nogen udfører bogføringen godt. Det er opfyldt ved at procedurerne er beskrevet, og ved at det fremgår hvem der er ansvarlig.
Kan vi bruge Erhvervsstyrelsens skabelon i stedet? Ja. Erhvervsstyrelsen har udgivet en skabelon, og den er frivillig at bruge. Bruger I den, opfylder I kravet på samme måde. Vores dokument adskiller sig ved at det er dateret og versioneret, ved at det følger med jer hvis reglerne ændrer sig, og ved at det kan fremvises som et selvstændigt dokument.
Vi bogfører i et regneark. Er det et problem? Ikke for § 6. Beskrivelsen skal beskrive de procedurer I faktisk bruger, og et regneark kan beskrives. Om jeres bogføringsform i øvrigt lever op til lovens krav til digitale bogføringssystemer, er et andet spørgsmål — det hører under §§ 15-16 og afhænger af hvornår de bestemmelser er sat i kraft for jeres type virksomhed.
Hvor længe skal vi gemme beskrivelsen? Fem år fra udgangen af det regnskabsår den vedrører, jf. § 12, stk. 1. Laver I en ny, fordi procedurerne er ændret, skal den gamle stadig gemmes fristen ud — den dokumenterer hvordan I bogførte dengang.
Begreber
Tre beskrivelser i ét dokument: hvordan virksomheden sikrer at alle transaktioner løbende registreres, hvordan regnskabsmaterialet opbevares betryggende, og hvilke medarbejdere der er ansvarlige for de to ting.
Forveksles med: En regnskabsinstruks eller en forretningsgang for godkendelse af bilag. Loven kræver ikke at man beskriver hvem der må godkende hvad — den kræver at man beskriver hvordan registrering og opbevaring sikres, og hvem der er ansvarlig.
Lovens samlebetegnelse for det materiale bogføringen hviler på. Beskrivelsen af bogføringsprocedurerne er selv en del af regnskabsmaterialet, jf. § 4, nr. 2.
Forveksles med: Årsrapporten. Årsrapporten er ét blandt flere elementer; regnskabsmaterialet er alt det bagvedliggende, inklusive bilag og kontrolspor.
Den grænse der bringer virksomheder uden årsrapportpligt ind under kravet. Grænsen skal være overskredet i to på hinanden følgende indkomstår.
Forveksles med: Momsregistreringsgrænsen på 50.000 kr. De to grænser har intet med hinanden at gøre og udløser hver sin pligt.
Kravet om at beskrivelsen skal stå mål med virksomheden. Bogføringen — og dermed beskrivelsen af den — skal tilrettelægges under hensyn til virksomhedens kompleksitet, antallet af transaktioner og transaktionernes økonomiske omfang.
Forveksles med: En fritagelse for små virksomheder. Der er ingen fritagelse. Henvisningen betyder at omfanget må afpasses — ikke at beskrivelsen kan undlades.
Erhvervsstyrelsens redskab ved kontrol. Styrelsen kan påtale en overtrædelse, påbyde at en fejl rettes, eller påbyde at overtrædelsen bringes til ophør og bekræftes ved en erklæring fra en godkendt revisor.
Forveksles med: En bøde. Overtrædelse af § 6 er ikke i sig selv bødebelagt — § 6 står ikke i strafbestemmelsen i § 33. Det er først den manglende efterlevelse af et påbud der er strafbar.
Regnskabsmateriale skal opbevares betryggende i 5 år fra udgangen af det regnskabsår materialet vedrører. Da beskrivelsen selv er regnskabsmateriale, gælder fristen også den.
Forveksles med: 5 år fra dokumentets dato. Fristen regnes fra udgangen af regnskabsåret, ikke fra den dag dokumentet blev skrevet.
Er I klar?
Kravet har været gældende siden 2022, men er stadig et af de mindst kendte i bogføringsloven. Beskrivelsen er en del af regnskabsmaterialet og kan derfor kræves fremlagt sammen med det øvrige materiale. Gennemgangen tager få minutter.
Tag selvtjekket (7 punkter) GRATIS
Udskrevet fra Dokumenterne · kilde: dokumenterne.dk/lovkrav/bogfoeringsprocedurer