Ferieadministration — varsling, overførsel og erklæringer
De tre skriftlige forhold i ferieloven: aftalen om at overføre ferie ud over 4 uger senest 31. december, medarbejderens erklæring ved udbetaling af den femte ferieuge, og varslingen på 3 måneder for hovedferie. Arbejdsmarkedets Feriefond udtager årligt op til 150 tilfældige virksomheder til dokumentationskontrol.
Hvem er omfattet
Det afhænger af hvad I laver, sælger og importerer. Tjekket stiller nogle få spørgsmål og svarer for dette og de øvrige regelsæt på én gang.
Tjek om det gælder jer GRATIS · INGEN LOGIN
Ferieloven håndteres for det meste af lønsystemet og FerieKonto — men tre ting gør den ikke af sig selv: den skriftlige overførselsaftale, medarbejderens erklæring ved udbetaling af den femte uge, og varslingen på 3 måneder for hovedferie. Bemærk desuden, at Arbejdsmarkedets Feriefond efter § 41 årligt udtager op til 150 TILFÆLDIGT UDVALGTE virksomheder til at indsende dokumentation for korrekt afregning. Det sker ikke efter mistanke, og en virksomhed kan blive udtaget uden at have gjort noget forkert. Endelig kan overenskomster indeholde afvigende ferieregler, som dette modul ikke dækker.
Datoer
Allerede indtrådt:
Hvad der kræves
- Ferieadministration — varsling, overførsel og erklæringer (da · pdf)
Retsgrundlag
LBK nr. 152 af 20. februar 2024, bekendtgørelse af lov om ferie.
Ferieloven er for det meste noget, lønsystemet og FerieKonto håndterer. Men den indeholder tre forhold, der skal være skriftlige, og som ingen løn-integration laver af sig selv — og en dokumentationskontrol, der rammer tilfældigt.
Året og perioden — to forskellige ting
§ 4. En lønmodtager optjener i ferieåret ret til 5 ugers betalt ferie […] Ferieåret er det år, der går fra den 1. september til den 31. august.
§ 6. Optjent betalt ferie afholdes i løbet af ferieafholdelsesperioden, som omfatter ferieåret, hvori ferien optjenes, og de efterfølgende 4 måneder fra ferieårets udgang til kalenderårets udgang […]
Ferieåret er 12 måneder, ferieafholdelsesperioden er 16. Den ferie, der optjenes i september, kan altså afholdes helt frem til 31. december året efter.
Optjeningen
§ 5. Retten til betalt ferie optjenes med 2,08 dage for hver måneds ansættelse i ferieåret […] Ved ansættelse i kortere tid end 1 måned sker optjeningen forholdsmæssigt med 0,07 dages betalt ferie for hver dags ansættelse, dog højst 2,08 dage.
Og der er huller i optjeningen:
Stk. 2. Skal arbejdsgiveren ikke betale hel eller delvis løn, optjenes der ikke ret til betalt ferie […] under ansættelse i følgende perioder:
1) Sygdomsperioder […] 2) Barselsperioder, andre orlovsperioder eller tjenestefrihedsperioder. 3) Overenskomstmæssige hjemsendelsesperioder.
Stk. 5. Der optjenes ikke ret til betalt ferie i perioder, hvor lønmodtageren deltager i strejke eller lockout.
Varslingen
§ 9. Arbejdsgiveren fastsætter efter forhandling med lønmodtageren, hvornår ferien skal holdes […] Arbejdsgiveren skal under hensyntagen til virksomhedens drift så vidt muligt imødekomme lønmodtagerens ønske […] herunder lønmodtagerens ønske om, at hovedferien holdes i lønmodtagerens barns skolesommerferie.
Stk. 2. Arbejdsgiveren skal så tidligt som muligt meddele lønmodtageren, hvornår ferien skal holdes. Arbejdsgiveren skal give meddelelsen, senest 3 måneder før hovedferien begynder, og senest 1 måned før ferien begynder for øvrige feriedage, medmindre særlige omstændigheder hindrer dette.
To varsler, ikke ét. Og bemærk formuleringen om barnets skolesommerferie — den står udtrykkeligt i loven.
Ferie kan kun ændres på snævre betingelser:
Stk. 3. Gør væsentlige, upåregnelige driftsmæssige hensyn det nødvendigt, kan arbejdsgiveren ændre tidligere fastsat ferie. Lønmodtageren skal have erstattet et eventuelt økonomisk tab som følge af ændringen. Allerede påbegyndt ferie kan ikke afbrydes.
Tre ting på én gang: hensynet skal være både væsentligt og upåregneligt, tabet skal erstattes, og en ferie, der er begyndt, kan ikke kaldes tilbage.
Overførselsaftalen — den skriftlige med fristen
§ 21. En lønmodtager kan aftale med sin arbejdsgiver, at optjent betalt ferie ud over 4 uger overføres til afholdelse i den følgende ferieafholdelsesperiode. I givet fald afholdes den overførte ferie først […]
Stk. 2. Lønmodtageren og arbejdsgiveren skal skriftligt indgå aftale efter stk. 1 senest den 31. december i ferieafholdelsesperioden. En arbejdsgiver skal senest den 31. december i ferieafholdelsesperioden meddele FerieKonto eller den, der skal udbetale feriebetalingen, at ferien overføres.
To handlinger med samme frist: den skriftlige aftale og meddelelsen til FerieKonto. Kun den femte ferieuge kan overføres på denne måde — de fire ugers årlige betalte ferie kan ikke.
Overførsel ved feriehindring — automatisk, men med en meddelelse
§ 22. Er en lønmodtager på grund af særlige forhold […] afskåret fra at holde optjent betalt ferie inden ferieafholdelsesperiodens udløb, overføres op til 4 ugers årlig betalt ferie til den efterfølgende ferieafholdelsesperiode. Arbejdsgiveren meddeler senest den 31. januar efter ferieafholdelsesperiodens udløb FerieKonto […] at ferien overføres.
Stk. 2. Ferie efter stk. 1 holdes før anden ferie og indgår ikke i opgørelsen af de 4 uger […]
Her overføres ferien af sig selv, men arbejdsgiveren skal huske meddelelsen — og fristen er en anden: 31. januar, ikke 31. december.
Erklæringen ved udbetaling af den femte uge
§ 23. Efter ferieårets udløb kan en lønmodtager og en arbejdsgiver aftale, at optjent ferie med løn og ferietillæg ud over 4 uger udbetales før ferieafholdelsesperiodens udløb. Har lønmodtageren ikke været ansat hos arbejdsgiveren i hele ferieåret på fuld tid, skal lønmodtageren skriftligt erklære, at lønnen under ferie og ferietillægget vedrører optjent ferie ud over 4 uger, og at lønmodtageren i ferieåret ikke har modtaget offentlige ydelser som nævnt i § 27, stk. 1. Arbejdsgiveren har pligt til at gemme erklæringen efter bogføringslovens regler om opbevaring af regnskabsmateriale.
Det samme gælder efter ferieafholdelsesperiodens udløb:
§ 24. […] Har lønmodtageren ikke været ansat på fuld tid i hele ferieafholdelsesperioden, skal lønmodtageren over for arbejdsgiveren skriftligt erklære […] Arbejdsgiveren har pligt til at gemme erklæringen efter bogføringslovens regler […]
Erklæringen er medarbejderens, men opbevaringspligten er arbejdsgiverens — og den følger bogføringslovens regler. Det er samme opbevaringsregime som virksomhedens regnskabsmateriale.
Bemærk betingelsen: erklæringen kræves kun, når medarbejderen ikke har været ansat på fuld tid i hele perioden. Har medarbejderen det, udbetales beløbet uden erklæring.
Kontrollen der rammer tilfældigt
§ 41. Arbejdsmarkedets Feriefond pålægger årligt op til 150 tilfældigt udvalgte virksomheder, som afregner uhævet feriegodtgørelse, ferie med løn og ferietillæg til fonden, inden for en rimelig frist at indsende tilstrækkelig dokumentation for korrekt afregning til fonden. Arbejdsmarkedets Feriefond afholder sædvanlige udgifter til revisorerklæring.
Det er ikke et tilsyn, der kommer efter mistanke. Det er en stikprøve, og en virksomhed kan blive udtaget uden at have gjort noget forkert. Fonden betaler for revisorerklæringen — men dokumentationen skal kunne fremskaffes.
Og at lade være har en pris:
§ 46, stk. 2. Med bøde straffes den, der ikke efterkommer et pålæg efter § 41, stk. 1.
§ 46, stk. 1. Med bøde straffes den arbejdsgiver, der trods påkrav uden rimelig grund undlader at betale skyldig feriebetaling.
Hvad dette modul producerer
Modulet producerer ferieadministrationen: hvordan varslingsfristerne på 3 og 1 måned holdes, hvordan overførselsaftalen efter § 21 indgås skriftligt inden
- december og meddeles FerieKonto, hvordan feriehindringer håndteres inden
- januar, hvordan erklæringerne efter §§ 23-24 indhentes og gemmes efter
bogføringslovens regler — og hvordan dokumentationen kan fremskaffes, hvis Arbejdsmarkedets Feriefond udtager virksomheden.
Modulet beregner ikke ferie. Optjening, feriebetaling og afregning håndteres af lønsystemet og FerieKonto, og §§ 25-40 har vi ikke gennemgået.
Modulet dækker ikke overenskomstafvigelser. Mange overenskomster har egne regler om ferie, og de er ikke gennemgået her.
Tilsyn og sanktioner
Ikke et tilsyn i sædvanlig forstand
Ferieloven håndhæves ikke ved tilsynsbesøg. Det meste afgøres civilretligt mellem arbejdsgiver og medarbejder — og i det fagretlige system, hvor en overenskomst gælder.
Men der findes én kontrol, og den er værd at kende, fordi den rammer tilfældigt:
§ 41. Arbejdsmarkedets Feriefond pålægger årligt op til 150 tilfældigt udvalgte virksomheder, som afregner uhævet feriegodtgørelse, ferie med løn og ferietillæg til fonden, inden for en rimelig frist at indsende tilstrækkelig dokumentation for korrekt afregning til fonden. Arbejdsmarkedets Feriefond afholder sædvanlige udgifter til revisorerklæring.
Man bliver altså ikke udtaget, fordi nogen har mistanke om noget. Man bliver udtaget, fordi lodtrækningen faldt sådan. Fonden betaler for revisorerklæringen, men dokumentationen skal kunne fremskaffes inden for en rimelig frist.
Private feriefonde har efter § 41, stk. 2, en tilsvarende ordning for »et passende antal« virksomheder — men her kan fonden forlange revisorerklæringen mod betaling af sædvanlige udgifter dertil, altså virksomhedens.
Straffen
§ 46. Med bøde straffes den arbejdsgiver, der trods påkrav uden rimelig grund undlader at betale skyldig feriebetaling. […]
Stk. 2. Med bøde straffes den, der ikke efterkommer et pålæg efter § 41, stk. 1.
To ting er værd at bemærke. Bøden for manglende feriebetaling forudsætter et påkrav — den kommer ikke af sig selv. Og at ignorere fondens dokumentationspålæg er selvstændigt bødebelagt.
Ansvaret kan efter stk. 4 pålægges selskaber.
Hvad der ikke er afklaret
Vi har gennemgået §§ 4-6, 9, 21-24, 41 og 46-47 i LBK nr. 152 af 20. februar 2024. Følgende står åbent:
§§ 12-14 om feriehindringer er ikke gennemgået. De afgør, hvornår § 22 om automatisk overførsel finder anvendelse — altså hvad der overhovedet tæller som en feriehindring. Det er en reel begrænsning: modulet kan beskrive, hvad man skal gøre ved en feriehindring, men ikke hvornår der foreligger én.
§§ 7-8 og 10-20 er ikke gennemgået. De omfatter ferieafholdelse, ferie i opsigelsesperioder, sygdom under ferie og hovedferiens placering.
§§ 25-40 er ikke gennemgået. Det er feriebetalingen, FerieKonto, feriegodtgørelse, feriekortordninger og feriefondene — altså den økonomiske del. Herunder § 27 om offentlige ydelser, som erklæringerne i §§ 23-24 henviser til.
§§ 42-45 er ikke gennemgået. De omfatter blandt andet au pair-forhold, som § 46 nævner.
Bekendtgørelsen om feriedagpenge, BEK nr. 30 af 9. januar 2026, er ikke gennemgået. Den er ny og regulerer en ydelse, der grænser op til erklæringerne om offentlige ydelser.
Overenskomster er ikke dækket. Mange danske overenskomster indeholder egne ferieregler — om ferieoverførsel, feriefridage og varsling — og de kan afvige fra loven. Modulet gengiver lovens ordning, ikke overenskomsternes.
Overgangsreglerne i §§ 47-49 er kun berørt. Loven trådte i kraft 1. september 2020, og § 47, stk. 4, indeholder en overgangsbestemmelse om ferie varslet før ikrafttrædelsen. Det er formentlig uden praktisk betydning i dag, men vi har ikke gennemgået det.
Hjælp og typiske fejl
Hvad dette dokument er til for
Lønsystemet og FerieKonto klarer optjening, feriebetaling og afregning. Det, de ikke gør, er:
- at varsle ferien i tide
- at få den skriftlige overførselsaftale i hus inden 31. december
- at huske meddelelsen til FerieKonto — som er en anden handling end aftalen
- at indhente medarbejderens erklæring, når den femte uge udbetales
- at kunne fremskaffe dokumentation, hvis Feriefonden trækker jer ud
Det er de fem ting, dokumentet dækker.
To datoer, der ligner hinanden og ikke er det samme
| Frist | Hvad |
|---|---|
| 31. december | Skriftlig aftale om overførsel af ferie ud over 4 uger — og meddelelse til FerieKonto |
| 31. januar | Meddelelse til FerieKonto om overførsel på grund af feriehindring |
De to forveksles jævnligt. Forskellen er, at overførsel efter aftale kræver en aftale og har frist 31. december, mens overførsel ved feriehindring sker automatisk og kun kræver en meddelelse — med frist 31. januar.
Begge frister falder i en periode med jul, nytår og årsafslutning, og ingen af dem varsles udefra. Det er derfor, dokumentet spørger, hvem der har opgaven.
Kun den femte uge
Det er værd at være præcis om: de fire ugers årlige betalte ferie kan hverken overføres efter aftale eller udbetales. Kun ferie ud over 4 uger.
Undtagelsen er feriehindring efter § 22, hvor op til 4 uger overføres automatisk — og den ferie skal holdes før anden ferie.
Varslingen: to frister, én forhandling
3 måneder før hovedferien begynder. 1 måned før øvrige feriedage.
Men før varslet kommer forhandlingen:
Arbejdsgiveren fastsætter efter forhandling med lønmodtageren, hvornår ferien skal holdes […] skal under hensyntagen til virksomhedens drift så vidt muligt imødekomme lønmodtagerens ønske […] herunder […] at hovedferien holdes i lønmodtagerens barns skolesommerferie.
Sidstnævnte står udtrykkeligt i loven. Det er ikke en anbefaling fra en personalehåndbog.
Ferie kan sjældent flyttes — og aldrig afbrydes
Ændring af fastsat ferie kræver væsentlige, upåregnelige driftsmæssige hensyn. Begge ord tæller: en travl sæson, man kunne have forudset, er ikke upåregnelig.
Og medarbejderen skal have erstattet et eventuelt økonomisk tab — det ikke refunderbare flybillet-scenarie er præcis det, bestemmelsen handler om.
Allerede påbegyndt ferie kan ikke afbrydes. Der er ingen undtagelse.
Erklæringen ved udbetaling
Udbetaler I den femte ferieuge, skal medarbejderen skriftligt erklære to ting:
- at beløbet vedrører optjent ferie ud over 4 uger
- at medarbejderen ikke har modtaget offentlige ydelser i perioden
Men kun hvis medarbejderen ikke har været ansat hos jer på fuld tid i hele perioden. Har vedkommende det, udbetales beløbet uden erklæring.
Og bemærk ansvarsfordelingen: erklæringen er medarbejderens, men opbevaringspligten er jeres — efter bogføringslovens regler om regnskabsmateriale. Det er samme regime som virksomhedens bilag.
Kontrollen, man ikke kan forberede sig på ved at gøre alt rigtigt
Arbejdsmarkedets Feriefond udtager årligt op til 150 tilfældigt udvalgte virksomheder til at indsende dokumentation for korrekt afregning af uhævet feriegodtgørelse.
Det sker ikke efter mistanke. Det sker ved lodtrækning, og en virksomhed kan blive udtaget uden at have gjort noget forkert.
Fonden betaler for revisorerklæringen — men dokumentationen skal kunne findes frem inden for en rimelig frist. Og at ignorere pålægget er selvstændigt bødebelagt.
Derfor spørger dokumentet, hvor ferieaftaler, erklæringer og afregningsdokumentation opbevares.
En detalje for lønfunktionen
Der optjenes ikke betalt ferie i perioder, hvor arbejdsgiveren ikke skal betale hel eller delvis løn — ulønnet sygdom, barsel, orlov, tjenestefrihed og overenskomstmæssig hjemsendelse. Heller ikke under strejke eller lockout.
Sondringen er, om der betales løn, ikke om medarbejderen er fraværende.
Hvad dokumentet ikke gør
Det beregner ikke ferie. Optjening, feriebetaling og afregning håndteres af lønsystemet.
Det afgør ikke, hvornår der foreligger en feriehindring. §§ 12-14 har vi ikke gennemgået.
Det dækker ikke overenskomstregler. Mange overenskomster har egne ferieregler, som kan afvige fra loven.
Begreber
Ferieåret går fra 1. september til 31. august og er den periode, ferien optjenes i. Ferieafholdelsesperioden omfatter ferieåret plus de efterfølgende fire måneder til kalenderårets udgang — altså 16 måneder i alt.
Forveksles med: Én periode. De to er forskellige og forskudt: ferie optjent i september kan afholdes helt frem til 31. december året efter. Fristerne i §§ 21 og 22 knytter sig til ferieafholdelsesperioden, ikke til ferieåret.
Retten til betalt ferie optjenes med 2,08 dage for hver måneds ansættelse i ferieåret. Ved ansættelse kortere end en måned optjenes 0,07 dage pr. ansættelsesdag, dog højst 2,08 dage.
Forveksles med: En ubetinget optjening. Der optjenes IKKE betalt ferie i perioder uden hel eller delvis løn — sygdom, barsel, orlov, tjenestefrihed og overenskomstmæssig hjemsendelse — og heller ikke under strejke eller lockout.
Arbejdsgiveren skal meddele, hvornår ferien skal holdes, senest 3 måneder før hovedferien begynder og senest 1 måned før for øvrige feriedage, medmindre særlige omstændigheder hindrer det.
Forveksles med: Én frist. Hovedferien har tre måneder, resten én — og ferien fastsættes EFTER FORHANDLING, hvor arbejdsgiveren så vidt muligt skal imødekomme medarbejderens ønske, herunder ønsket om hovedferie i barnets skolesommerferie.
Fastsat ferie kan kun ændres, hvis væsentlige, upåregnelige driftsmæssige hensyn gør det nødvendigt. Medarbejderen skal have erstattet et eventuelt økonomisk tab, og allerede påbegyndt ferie kan ikke afbrydes.
Forveksles med: En ledelsesret til at flytte ferie ved travlhed. Hensynet skal være BÅDE væsentligt OG upåregneligt — en forudsigelig sæsonspids er ikke upåregnelig. Og en ferie, der er begyndt, kan ikke kaldes tilbage.
Ferie ud over 4 uger kan overføres til den følgende ferieafholdelsesperiode ved skriftlig aftale mellem medarbejder og arbejdsgiver, indgået senest 31. december. Arbejdsgiveren skal samme dag meddele FerieKonto eller den, der udbetaler, at ferien overføres. Den overførte ferie afholdes først.
Forveksles med: En mulighed for at overføre al ferie. Kun den femte uge kan overføres ad denne vej — de fire ugers årlige betalte ferie kan ikke. Og der er TO handlinger med samme frist: aftalen og meddelelsen til FerieKonto.
Er medarbejderen på grund af særlige forhold afskåret fra at holde ferien inden periodens udløb, overføres op til 4 ugers ferie automatisk. Arbejdsgiveren meddeler FerieKonto senest 31. januar. Den overførte ferie holdes før anden ferie.
Forveksles med: Overførselsaftalen efter § 21. Her sker overførslen AUTOMATISK og omfatter op til 4 uger — modsat § 21, der kun dækker den femte uge og kræver en aftale. Og fristen for meddelelsen er 31. JANUAR, ikke 31. december.
Udbetales ferie ud over 4 uger, og har medarbejderen ikke været ansat på fuld tid i hele perioden, skal medarbejderen skriftligt erklære, at beløbet vedrører ferie ud over 4 uger, og at der ikke er modtaget offentlige ydelser. Arbejdsgiveren har pligt til at gemme erklæringen efter bogføringslovens regler.
Forveksles med: Et krav der altid gælder. Erklæringen kræves KUN, når medarbejderen ikke har været ansat på fuld tid i hele perioden. Men bemærk, at erklæringen er medarbejderens, mens OPBEVARINGSPLIGTEN er arbejdsgiverens — og den følger bogføringslovens regler for regnskabsmateriale.
Arbejdsmarkedets Feriefond pålægger årligt op til 150 tilfældigt udvalgte virksomheder, der afregner uhævet feriegodtgørelse til fonden, at indsende tilstrækkelig dokumentation for korrekt afregning. Fonden afholder sædvanlige udgifter til revisorerklæring.
Forveksles med: Et tilsyn der kommer efter mistanke. Udvælgelsen er TILFÆLDIG — en virksomhed kan blive udtaget uden at have gjort noget forkert. At undlade at efterkomme pålægget straffes med bøde efter § 46, stk. 2.
Er I klar?
Tag selvtjekket (11 punkter) GRATIS
Udskrevet fra Dokumenterne · kilde: dokumenterne.dk/lovkrav/ferie