Udfyldning er gratis. Betaling sker først når du henter dokumentet.
Det juridiske navn som registreret i CVR — ikke binavn eller varemærke.
Otte cifre. Bruges til at forudfylde navn og adresse.
Navn og funktion — typisk løn- eller bogholderifunktionen. Kontrollen skal ske FØR udbetalingen, så der skal være en, der tjekker bilagene, inden kørepengene sendes.
Udbetaler I skattefri kørepenge til en ansat, der kører erhvervsmæssigt i sin egen bil, er skattefriheden betinget. Bekendtgørelsen kræver, at I fører kontrol med de kørte kilometer, og at hvert bogføringsbilag indeholder syv bestemte oplysninger. Er en af betingelserne ikke opfyldt, er godtgørelsen ikke skattefri — den bliver skattepligtig indkomst for den ansatte, ofte med et efterbetalingskrav.
Det rammer bredt: enhver arbejdsgiver med en medarbejder, der kører til møder, kunder eller mellem arbejdssteder i egen bil, er omfattet.
Det særlige ved dette regelsæt er, hvor binært det er. Der er ikke tale om, at en lille fejl giver et lille problem:
der faktisk blev kørt.
skattefri.
overskydende — for personlig indkomst.
Derfor er et ordentligt kørselsregnskab ikke bureaukrati; det er det eneste, der står mellem en skattefri udbetaling og en skattepligtig.
Fast beløb hver måned. En »kørselstillæg« på fx 2.000 kr. om måneden uanset kørsel er aldrig skattefrit. Skattefri godtgørelse forudsætter, at der udbetales efter faktisk, kontrolleret kørsel.
Udlæg efter regning. Erhvervsmæssig befordring i egen bil kan ikke dækkes skattefrit ved, at den ansatte lægger ud og får det refunderet mod bilag. Det skal ske som kilometergodtgørelse efter satsen.
Sidste års sats. Skatterådets sats ændres hvert år. En skabelon, der stadig henviser til fjorårets sats, kan føre til, at der udbetales for meget — og så er hele beløbet skattepligtigt. Gennemgå grundlaget ved hvert årsskifte.
Kontrollen skal være foretaget på udbetalingstidspunktet. Opdager I et år senere, at bilagene er mangelfulde, kan I ikke rekonstruere en kontrol, der skulle have været der dengang. Derfor skal der være en navngiven ansvarlig, der tjekker hvert bilag, inden kørepengene sendes.
Regelsættet dokumenterer jeres kontrol og bilag. Det afgør ikke, hvilken kørsel der er »erhvervsmæssig« — det står i ligningslovens § 9 B, herunder 60-dages-reglen om, hvornår kørsel mellem hjem og en arbejdsplads holder op med at være erhvervsmæssig. Det angiver heller ikke årets konkrete sats, som Skatterådet fastsætter. Er I i tvivl, om en bestemt kørsel tæller, eller hvilken sats der gælder, så spørg jeres revisor eller Skattestyrelsen, før I udbetaler.