Udfyldning er gratis. Betaling sker først når du henter dokumentet.
Det juridiske navn som registreret i CVR — ikke binavn eller varemærke.
Otte cifre. Bruges til at forudfylde navn og adresse.
Navn og funktion — typisk løn- eller bogholderifunktionen. Kontrollen skal ske FØR udbetalingen, så der skal være en, der tjekker bilagene og rejsedagene, inden rejsegodtgørelsen sendes.
Udbetaler I skattefri rejsegodtgørelse — kost og småfornødenheder, når en ansat er på en erhvervsmæssig rejse med overnatning — er skattefriheden betinget. Bekendtgørelsen kræver, at I kontrollerer, om betingelserne er opfyldt, herunder antallet af rejsedage, og at hvert bogføringsbilag indeholder seks bestemte oplysninger. Er en af betingelserne ikke opfyldt, er godtgørelsen ikke skattefri — den bliver skattepligtig indkomst for den ansatte, ofte med et efterbetalingskrav.
Det rammer bredt: enhver arbejdsgiver, hvis medarbejdere rejser til kunder, projekter, kurser eller messer med overnatning, er omfattet.
Ligesom ved kørepenge er dette regelsæt binært. En lille fejl giver ikke et lille problem:
skattefri.
overskydende — for personlig indkomst.
Derfor er en ordentlig rejseafregning ikke bureaukrati; den er det eneste, der står mellem en skattefri udbetaling og en skattepligtig.
Modregning i lønnen. Rejsegodtgørelse må ikke modregnes i en forud aftalt bruttoløn. Aftaler man, at lønnen sættes ned med det, der udbetales som godtgørelse (en »lønomlægning«), er godtgørelsen aldrig skattefri. Den skal komme oven i lønnen.
Forskud uden endelig afregning. Udbetaler I forskud, skal den endelige opgørelse være foretaget senest ved udgangen af måneden efter rejsemåneden. Sker det ikke, kan forskuddet blive skattepligtigt.
Kontrollen skal være foretaget på udbetalingstidspunktet. Opdager I et år senere, at bilagene er mangelfulde, kan I ikke rekonstruere en kontrol, der skulle have været der dengang. Derfor skal der være en navngiven ansvarlig, der tjekker hvert bilag og rejsedagene, inden godtgørelsen sendes.
Hvor et kørselsbilag viser dato og antal kilometer, skal et rejsebilag vise rejsens start- og sluttidspunkt. Det er timerne, der afgør retten til skattefri kostgodtgørelse (bl.a. 12-timers-reglen i ligningslovens § 9 A), så et bilag uden klokkeslæt er ikke tilstrækkeligt.
Regelsættet dokumenterer jeres kontrol og bilag. Det afgør ikke, hvornår der skattemæssigt er tale om en »rejse« — det står i ligningslovens § 9 A, herunder 12-timers-reglen, det midlertidige arbejdssted og 12-måneders-grænsen for standardsatserne. Det angiver heller ikke årets konkrete satser. Er I i tvivl, om en bestemt rejse tæller, eller hvilken sats der gælder, så spørg jeres revisor eller Skattestyrelsen, før I udbetaler. Bekendtgørelsens § 2 om befordringsgodtgørelse (kørepenge) har sit eget regelsæt her på siden.