Rejseafregning (skattefri rejsegodtgørelse)
Udbetaler I skattefri rejsegodtgørelse (kost og småfornødenheder) ved erhvervsrejser med overnatning, SKAL I kontrollere rejsedagene, og bogføringsbilaget skal indeholde seks bestemte oplysninger. Mangler kontrollen eller et punkt — eller modregnes godtgørelsen i lønnen — bliver hele beløbet skattepligtigt.
Hvem er omfattet
Det afhænger af hvad I laver, sælger og importerer. Tjekket stiller nogle få spørgsmål og svarer for dette og de øvrige regelsæt på én gang.
Tjek om det gælder jer GRATIS · INGEN LOGIN
Udbetaler I skattefri rejsegodtgørelse for kost og småfornødenheder under erhvervsrejser med overnatning, SKAL I kontrollere, at betingelserne er opfyldt — herunder antallet af rejsedage — og opbevare et bogføringsbilag med seks bestemte oplysninger, jf. bekendtgørelsen. Konsekvensen ved at lade være er hård: opfylder kontrollen eller bilaget ikke kravene, er godtgørelsen ikke skattefri — hele beløbet bliver skattepligtig indkomst for modtageren. To særlige fælder: godtgørelsen må ikke modregnes i en forud aftalt bruttoløn, og udbetaler I forskud, skal den endelige opgørelse være foretaget senest ved udgangen af måneden efter rejsemåneden. Selve afgrænsningen af, hvornår der er tale om en »rejse« (12-timers-reglen, det midlertidige arbejdssted), og de aktuelle satser afgøres af ligningslovens § 9 A og er ikke gennemgået her — er I i tvivl, spørg jeres revisor eller Skattestyrelsen.
Hvad der kræves
- Rejseafregning og kontrolgrundlag (da · pdf)
Retsgrundlag
Citaterne er ordrette fra bekendtgørelse nr. 173 af 13. marts 2000 om rejse- og befordringsgodtgørelse, § 1, hentet fra den gældende udgave på retsinformation.dk. Bekendtgørelsen har ingen senere ændringer. Den er udstedt med hjemmel i ligningsloven (nu LBK nr. 1500 af 24. november 2025), hvis § 9 A fastsætter satserne for kost, småfornødenheder og logi og afgrænser, hvornår der er tale om en rejse.
Dette regelsæt handler om rejsegodtgørelse — kost og logi under erhvervsmæssige rejser med overnatning. Bekendtgørelsens § 2 om befordringsgodtgørelse (kørsel i egen bil) er et selvstændigt emne med sit eget regelsæt.
§ 1 — rejsegodtgørelse
Stk. 1 — kontrollen er forudsætningen
Arbejdsgiveren/hvervgiveren skal kontrollere, om betingelserne for at udbetale skattefri rejsegodtgørelse er opfyldt, herunder antallet af erhvervsmæssige rejsedage. Der kan udbetales forskud på skattefri rejsegodtgørelse med àcontobeløb for hver enkelt rejse eller med ugentlige eller månedlige àcontobeløb. Forskuddet skal være afpasset modtagerens forventede erhvervsmæssige rejser.
Kontrollen er selve betingelsen — og den er mere end en formalitet: arbejdsgiveren skal udtrykkeligt kontrollere antallet af rejsedage, fordi det afgør, hvor meget der kan udbetales skattefrit.
Stk. 2 — de seks oplysninger på bilaget
Bogføringsbilag vedrørende den erhvervsmæssige rejse skal indeholde:
1. Modtagerens navn, adresse og CPR-nummer. 2. Rejsens erhvervsmæssige formål. 3. Rejsens start- og sluttidspunkt. 4. Rejsens mål med eventuelle delmål. 5. De anvendte satser. 6. Beregning af rejsegodtgørelsen.
Det er en udtømmende tjekliste, ikke et sæt anbefalinger. Bemærk især punkt 3: det er rejsens start- og sluttidspunkt, ikke bare en dato — for det er timerne, der afgør retten til godtgørelse. Mangler bare ét af de seks punkter, opfylder bilaget ikke kravet, og godtgørelsen for den rejse er ikke skattefri.
Stk. 3 — for høj sats rammer hele beløbet
Udbetales der rejsegodtgørelse med højere beløb end de satser, der er anført i ligningslovens § 9 A, anses hele beløbet for personlig indkomst. Dette gælder dog ikke, såfremt arbejdsgiveren/hvervgiveren ved den endelige opgørelse, jf. stk. 5, har anset det beløb, der overstiger satsen, for løn i relation til A-skat, arbejdsmarkedsbidrag og SP-bidrag.
Udbetaler I mere end § 9 A-satsen, bliver hele godtgørelsen skattepligtig — ikke kun det overskydende. Undtagelsen kræver, at det overskydende beløb allerede ved den endelige opgørelse er behandlet som løn med indeholdt A-skat og AM-bidrag.
Stk. 4 — modregningsforbuddet
Der kan ikke udbetales skattefri rejsegodtgørelse, hvis rejsegodtgørelsen modregnes i en forud aftalt bruttoløn. Herved forstås, at lønnen løbende reguleres med den udbetalte rejsegodtgørelse.
Godtgørelsen skal komme oven i lønnen, ikke i stedet for en del af den. Aftaler man, at lønnen sættes ned med det, der udbetales som godtgørelse (en »lønomlægning«), er godtgørelsen aldrig skattefri.
Stk. 5 — afregningsfristen ved forskud
Er der udbetalt forskud, skal den endelige opgørelse og afregning af den skattefri rejsegodtgørelse, som lønmodtageren har ret til, være foretaget ved udgangen af den måned, som følger efter måneden, hvor rejsen er foretaget.
Udbetaler I forskud, er der altså en frist: den endelige opgørelse skal ligge senest ved udgangen af måneden efter rejsemåneden.
Hvad der ikke er gengivet i sin helhed
Ligningslovens § 9 A — afgrænsningen af rejsebegrebet (12-timers-reglen, det midlertidige arbejdssted, 12-måneders-grænsen for standardsatserne) og de konkrete satser for kost, småfornødenheder og logi — er ikke citeret ordret; den hører under skattelovgivningen og afgør, hvornår og hvor meget der kan udbetales. De aktuelle satser ændres årligt og angives ikke her. Bekendtgørelsens § 2 om befordringsgodtgørelse (kørsel i egen bil) er emnet for et selvstændigt regelsæt. Selve skattekontrollens og efterbetalingskravenes forløb hos Skattestyrelsen er heller ikke gengivet.
Tilsyn og sanktioner
Skattestyrelsen
Skattestyrelsen administrerer skattereglerne i Danmark og kontrollerer, om en udbetalt rejsegodtgørelse rent faktisk er skattefri. Det sker typisk i forbindelse med en arbejdsgiverkontrol eller ved den ansattes egen skatteansættelse. Styrelsen er en del af Skatteforvaltningen under Skatteministeriet.
Vi har sat udpegningVerificeret til false, fordi vi ikke har gennemgået skattekontrollovens tilsyns- og sanktionsbestemmelser i detaljer. Det centrale er ikke en bøde efter en tilsynslov, men konsekvensen indbygget i selve bekendtgørelsen: opfylder kontrollen og bogføringsbilaget ikke kravene i § 1 — eller modregnes godtgørelsen i lønnen — er den ikke skattefri, men skattepligtig indkomst for modtageren.
Hvad kontrollen ser efter
- Har arbejdsgiveren faktisk kontrolleret, at betingelserne var opfyldt —
herunder antallet af rejsedage — før godtgørelsen blev udbetalt? Kontrollen skal være foretaget på udbetalingstidspunktet og kan ikke rekonstrueres bagefter.
- Indeholder hvert bilag alle seks oplysninger efter § 1, stk. 2 — herunder
rejsens start- og sluttidspunkt og et reelt erhvervsmæssigt formål?
- Er godtgørelsen modregnet i en forud aftalt bruttoløn? Så er den aldrig
skattefri, jf. stk. 4.
- Holder satsen sig inden for ligningslovens § 9 A? Er den for høj, bliver
hele beløbet personlig indkomst, jf. stk. 3.
- Er forskud afregnet endeligt til tiden — senest ved udgangen af måneden
efter rejsemåneden, jf. stk. 5?
Konsekvensen
- Beskatning af hele godtgørelsen som personlig indkomst hos modtageren, hvis
kontrollen eller bilaget ikke opfylder § 1.
- Beskatning af hele beløbet, hvis satsen overstiger § 9 A, jf. stk. 3, eller
hvis godtgørelsen er modregnet i lønnen, jf. stk. 4.
- Krav om efterbetaling af skat — og for arbejdsgiveren spørgsmålet om
manglende indeholdelse.
Sanktionen er altså ikke en bøde, men skat. Det gør den let at undervurdere — og dyr, når den rammer, fordi den rammer hele beløbet og ofte flere år tilbage.
Om kilden
Bekendtgørelse nr. 173 af 13. marts 2000 om rejse- og befordringsgodtgørelse er citeret ordret fra den gældende udgave på retsinformation.dk. Bekendtgørelsen har ingen senere ændringer. Den er udstedt med hjemmel i ligningsloven (LBK nr. 1500 af 24. november 2025), hvis § 9 A fastsætter satserne og afgrænser rejsebegrebet.
Hvad der bevidst ikke er med
Ligningslovens § 9 A i detaljer, herunder 12-timers-reglen, det midlertidige arbejdssted og 12-måneders-grænsen, de aktuelle satser i kroner (de ændres årligt), skattekontrollovens regler om arbejdsgiverkontrol og efterbetalingssagens forløb hos Skattestyrelsen. Bekendtgørelsens § 2 om befordringsgodtgørelse er et selvstændigt emne.
Hjælp og typiske fejl
Hvorfor I skal have den
Udbetaler I skattefri rejsegodtgørelse — kost og småfornødenheder, når en ansat er på en erhvervsmæssig rejse med overnatning — er skattefriheden betinget. Bekendtgørelsen kræver, at I kontrollerer, om betingelserne er opfyldt, herunder antallet af rejsedage, og at hvert bogføringsbilag indeholder seks bestemte oplysninger. Er en af betingelserne ikke opfyldt, er godtgørelsen ikke skattefri — den bliver skattepligtig indkomst for den ansatte, ofte med et efterbetalingskrav.
Det rammer bredt: enhver arbejdsgiver, hvis medarbejdere rejser til kunder, projekter, kurser eller messer med overnatning, er omfattet.
Det, der gør skaden størst: hele beløbet ryger
Ligesom ved kørepenge er dette regelsæt binært. En lille fejl giver ikke et lille problem:
- Mangler kontrollen, er hele udbetalingen skattepligtig.
- Mangler ét af de seks punkter på bilaget, er godtgørelsen for den rejse ikke
skattefri.
- Er satsen bare en smule for høj, anses hele beløbet — ikke kun det
overskydende — for personlig indkomst.
Derfor er en ordentlig rejseafregning ikke bureaukrati; den er det eneste, der står mellem en skattefri udbetaling og en skattepligtig.
De to fælder, der er særlige for rejser
Modregning i lønnen. Rejsegodtgørelse må ikke modregnes i en forud aftalt bruttoløn. Aftaler man, at lønnen sættes ned med det, der udbetales som godtgørelse (en »lønomlægning«), er godtgørelsen aldrig skattefri. Den skal komme oven i lønnen.
Forskud uden endelig afregning. Udbetaler I forskud, skal den endelige opgørelse være foretaget senest ved udgangen af måneden efter rejsemåneden. Sker det ikke, kan forskuddet blive skattepligtigt.
Kontrollen skal ske FØR — og kan ikke laves om
Kontrollen skal være foretaget på udbetalingstidspunktet. Opdager I et år senere, at bilagene er mangelfulde, kan I ikke rekonstruere en kontrol, der skulle have været der dengang. Derfor skal der være en navngiven ansvarlig, der tjekker hvert bilag og rejsedagene, inden godtgørelsen sendes.
Bemærk: start- og sluttidspunkt, ikke bare dato
Hvor et kørselsbilag viser dato og antal kilometer, skal et rejsebilag vise rejsens start- og sluttidspunkt. Det er timerne, der afgør retten til skattefri kostgodtgørelse (bl.a. 12-timers-reglen i ligningslovens § 9 A), så et bilag uden klokkeslæt er ikke tilstrækkeligt.
Hvad regelsættet ikke afgør
Regelsættet dokumenterer jeres kontrol og bilag. Det afgør ikke, hvornår der skattemæssigt er tale om en »rejse« — det står i ligningslovens § 9 A, herunder 12-timers-reglen, det midlertidige arbejdssted og 12-måneders-grænsen for standardsatserne. Det angiver heller ikke årets konkrete satser. Er I i tvivl, om en bestemt rejse tæller, eller hvilken sats der gælder, så spørg jeres revisor eller Skattestyrelsen, før I udbetaler. Bekendtgørelsens § 2 om befordringsgodtgørelse (kørepenge) har sit eget regelsæt her på siden.
Begreber
Den godtgørelse, en arbejdsgiver kan udbetale skattefrit til en ansat til dækning af merudgifter til kost, småfornødenheder og logi under en erhvervsmæssig rejse. Skattefriheden er betinget: arbejdsgiveren skal kontrollere, at betingelserne er opfyldt, bilaget skal indeholde seks bestemte oplysninger, satsen må ikke overstige ligningslovens § 9 A, og godtgørelsen må ikke modregnes i lønnen. Er en betingelse ikke opfyldt, er godtgørelsen skattepligtig.
Den situation, der overhovedet kan udløse skattefri godtgørelse. Efter ligningslovens § 9 A er der tale om en rejse, når den ansatte på grund af afstanden mellem bopæl og et midlertidigt arbejdssted ikke har mulighed for at overnatte hjemme — som udgangspunkt en rejse på mindst 24 timer med overnatning. Almindeligt, fast arbejdssted og endagsrejser uden overnatning giver ikke ret til skattefri kostgodtgørelse.
Antallet af døgn (og timer derudover), rejsen varer. Rejsedagene er det, arbejdsgiveren efter § 1, stk. 1 udtrykkeligt skal kontrollere, fordi de afgør, hvor meget der kan udbetales skattefrit. Et bilag skal derfor vise rejsens start- og sluttidspunkt, ikke bare en dato.
Det bilag, hver enkelt udbetaling af rejsegodtgørelse hviler på. Efter § 1, stk. 2 skal det indeholde seks oplysninger: modtagerens navn, adresse og CPR-nummer; rejsens erhvervsmæssige formål; rejsens start- og sluttidspunkt; målet med eventuelle delmål; de anvendte satser; og beregningen. Mangler ét punkt, bortfalder skattefriheden.
Forveksles med: Kørselsregnskabets bogføringsbilag. Bilaget her dokumenterer en REJSE med overnatning (§ 1, stk. 2) og har seks punkter med rejsens start- og sluttidspunkt. Bilaget for kørsel i egen bil (§ 2, stk. 2, kørselsregnskab) har syv punkter med dato og antal kilometer i stedet.
De satser for kost, småfornødenheder og logi, som fastsættes i ligningslovens § 9 A og reguleres én gang om året. De er loftet for, hvor meget der kan udbetales skattefrit. Udbetaler arbejdsgiveren en højere sats, anses HELE beløbet — ikke kun det overskydende — for personlig indkomst, jf. § 1, stk. 3. Fordi satserne ændres årligt, skal kontrolgrundlaget gennemgås ved hvert årsskifte.
Forbuddet i § 1, stk. 4 mod at udbetale skattefri rejsegodtgørelse, hvis godtgørelsen modregnes i en forud aftalt bruttoløn — altså hvis lønnen løbende reguleres ned med den udbetalte godtgørelse. En sådan »lønomlægning« gør godtgørelsen skattepligtig. Skattefri godtgørelse skal komme oven i lønnen, ikke i stedet for en del af den.
Er I klar?
Tag selvtjekket (6 punkter) GRATIS
Udskrevet fra Dokumenterne · kilde: dokumenterne.dk/lovkrav/rejsegodtgoerelse